Nieuws

Hoe werk je aan communicatie in je (zakelijke) relatie

Hoe zorg je ervoor dat je communicatierelatie op peil blijft? Als je communiceert met mensen van je werk, moet je respect tonen en vrijheid geven.
In communicatie draait het allemaal om zenders en ontvangers. Continu zenden en ontvangen we boodschappen van elkaar: we mailen, we praten, we geven presentaties, we lezen, we praten terug en we luisteren. Communiceren betekent ook dat je steeds weer een relatie met elkaar aangaat. Daar moet je je niet alleen bewust van zijn; voor goede communicatie is het ook van belang dat je aan die relatie blijft werken. Maar hoe doe je dat zo constructief mogelijk?

Drie communicatiepijlers
Je communicatierelatie houd je op peil door in je communicatie steeds weer drie belangrijke principes te eerbiedigen:

het principe van vrijheid;
het principe van gelijkwaardigheid;
het principe van respect en waardering.
Dit lijken misschien open deuren. Immers, zijn deze principes niet van belang bij het onderhouden van elke relatie? Zeker, maar dat maakt ze in zakelijke communicatie niet minder belangrijk en effectief. Bovendien kun je deze principes heel goed nader invullen met een aantal communicatie-do’s en -don’ts.

Keuzes in plaats van dwang
Het is niet erg bevorderlijk voor een relatie wanneer je de ander gaat commanderen of bevelen blijft uitvaardigen, ook niet wanneer jij toevallig in de hiërarchie boven de ander staat. Geen collega is ooit harder gaan lopen van dwingende bevelen. Dat heeft te maken met het feit dat elk mens graag zelf beslissingen wil nemen en liefst nergens toe gedwongen wil worden. Vrijheid is een fundamentele behoefte van mensen, ook in communicatie. Formuleer je wensen bij voorkeur als een verzoek en niet als een eis en vermijd bijvoorbeeld woorden als ‘dienen’, ‘moeten’ etc.

Wat u niet wilt dat u geschiedt…
Voor een goede relatie is het noodzakelijk dat je de ander ook serieus neemt en als een redelijk denkend iemand benadert. Geen betuttelende, kinderachtige, leugenachtige of cynische toonzetting dus, maar een toon die bij een gelijkwaardige relatie hoort. Concreet betekent dit een respectvolle, rationele en vooral volwassen benadering, waarin je staat voor wat je zegt en beslissingen zo nodig ook voorziet van uitleg, onderbouwing of argumentatie. Ook wanneer je minder goed nieuws te melden hebt. Zo’n toelichting verwacht je toch ook van de ander als die de zender is?

Respect voorkomt schade
Last but not least: benader in je communicatie de ander altijd met respect. Iedereen verdient respect en waardering en iedereen vindt het ook fijn om die te ontvangen. Laat dus zien dat je de behoefte van de ander echt begrijpt en pas je communicatie daarop aan: een belangrijke afspraak zeg je bijvoorbeeld niet af via WhatsApp en een ontslag regel je bij voorkeur niet met een mailtje. Dat is respectloos. Waardeer de noden en behoeften van de ander en laat in je communicatie zien dat ook jij die principes belangrijk vindt. Zo vindt iedereen het fijn om complimenten te ontvangen. Bezuinig daarom nooit op complimenten en laat bijvoorbeeld ook je kritische kanttekeningen het liefst door een aantal complimenten voorafgaan: ‘Het ziet er allemaal heel verzorgd en compleet uit, maar misschien…’

Relatieversterking
Door het vrijheids-, gelijkwaardigheids- en respects-principe te eerbiedigen in al je communicatieve uitingen, werk je niet alleen aan je relatie, maar voorkom je ook schade. Met alles wat je zegt of schrijft, toon je immers steeds weer hoe jij de relatie met de ander ziet en waardeert. En hoe meer waardering, vrijheid en gelijkwaardigheid je ontvanger ervaart, hoe meer hij of zij je ook zal teruggeven. Met als gevolg een van beide kanten continu verstevigde relatie.