Nieuws

Kanban methodiek

Wat is kanban? Aan de slag met de kanban-methode
28 september 2020 Consultancy.nl
Kanban is vandaag de dag een van de meest gebruikten methodieken door organisaties om prestatieverbeteringen te realiseren. Bente Schijff, adviseur bij WIN, legt uit wat kanban is, waarom de methodiek zo populair is en deelt vijf tips waarmee professionals direct aan de slag kunnen gaan met kanban.
Wat is kanban?
Kanban en scrum zijn manieren van werken die erg op elkaar lijken maar op bepaalde vlakken ook fundamenteel van elkaar verschillen. Zo werkt de scrum-aanpak met sprints, een tijdspad van circa twee tot vier weken waarin je een aantal taken uitvoert, vertelt Schijff: “Binnen de sprint bepaal je een aantal taken vanuit de backlog, dat is een lijst met taken die uitgevoerd moeten worden, die tijdens de sprint worden opgepakt. Tijdens een sprint worden er geen nieuwe taken vanuit de backlog opgepakt.”
Na de sprint en de sprint review, een terugblik op de afgelopen sprint, worden de nieuwe taken bepaald. Deze taken zullen tijdens de volgende sprint worden opgepakt, licht Schijff toe, die inmiddels al een jaar actief is bij adviesbureau WIN: “Verder begin je volgens deze aanpak iedere ochtend als team met een zogenaamde ‘daily scrum’, oftewel: een teamoverleg van maximaal vijftien minuten. Hierbij bepaal je wat er die dag gaat gebeuren en bespreek je de resultaten van de dag ervoor.”
De kanban-aanpak kent geen sprints, benadrukt Schijff: “Op elk moment kun je dus nieuwe taken van de backlog op het kanban bord plaatsen. Binnen elke stap is er een Work in Progress(WIP)-limiet. Hierdoor kun je geen nieuwe taken doorschuiven, wanneer je binnen een proces het WIP-limiet hebt bereikt. Kortom: in tegenstelling tot bij de scrum-aanpak is de daily stand-up bij kanban geen verplicht onderdeel van de methodiek.”

Waarom kanban?
Binnen de kanbanaanpak schuilt het gevaar dat de WIP-limiet niet wordt gehandhaafd en dat de hele backlog op het kanbanbord komt te staan. Schijff: “Door niet dagelijks een daily stand-up te houden, kan de communicatie binnen het team verminderen. Hierdoor kan de workflow stil komen te liggen, of minder effectief doorlopen. Daarnaast, wanneer een team vasthoudt aan de daily stand-up, lopen collega’s die niet altijd aanwezig kunnen zijn het risico dat zij zich vervreemden van het werkproces, wat niet wenselijk is.”
Kanban werkt volgens de WIN-adviseur optimaal in een organisatie die door een langere doorlooptijd en continue aanvoer van acties niet met sprints kan werken: “Ook wanneer er veel ad-hoc klussen zijn is de kanban-aanpak flexibeler. Want, in tegenstelling tot scrum, kunnen er taken los van een sprint worden opgepakt bij kanban.”
Omdat het team dat voor kanban kiest zelf het aantal stand-ups kan bepalen, is het mogelijk deze te laten plaatsvinden op de dagen waarop de meeste collega’s aanwezig kunnen zijn, wat een voordeel is in vergelijking met de scrumaanpak. Daarnaast kun je met behulp van verschillende online tools collega’s die niet aanwezig zijn toch bij het werkproces betrekken, aldus Schijff: “Je kiest dus voor kanban als er geen duidelijk gedefinieerde scope is, de uit te voeren taken niet duidelijk zijn of bij experimentele projecten.”
Aan de slag met kanban
Voor professionals die met kanban aan de slag willen gaan heeft Schijff vijf tips.
1:Zorg voor post-its
“De eerste tip is ook de meest simpele: koop post-its. Ga dan op een muur of bord als volgt te werk. Creëer eerst lijnen op het bord of de muur, om zo verschillende stappen (rijen) te creëren. Doe dit met washi-tape, niet met een marker, om ruzies te voorkomen. Schrijf vervolgens op de post-its de taken die gedaan moeten worden.”
2: Krijg je collega’s mee
“Zorg ervoor dat je collega’s meegaan in de nieuwe kanban-methodiek, want in je eentje kun je geen veranderingen doorvoeren, terwijl er wel één iemand nodig is die de eerste stap zet”, legt Schijff uit. “Wanneer collega’s het nut ervan inzien, zullen ze sneller hierin mee gaan. En dat is zeer belangrijk, want het opzetten van een kanbanbord zonder draagkracht, is verspilde tijd.”
3: Maak duidelijke afspraken
“Maak duidelijke afspraken”, benadrukt Schijff. “En zorg dat de afspraken passen binnen het team en het werkproces. Wanneer niet iedereen elke dag aanwezig is, heeft een daily stand-up weinig zin. In plaats daarvan zou je één dag in de week een stand-up meeting kunnen houden. Wanneer iedereen aanwezig is bij het overleg, zullen mensen meer betrokken zijn bij het werkproces, wat het resultaat van het proces doorgaans ten goede komt.”
“Ga eveneens na welke tijdsduur het beste bij jullie past, maar maak een overleg nooit langer dan vijftien minuten”, voegt Schijff toe. “Heb je toch meer tijd nodig, overweeg dan om twee dagen in de week een overleg van maximaal vijftien minuten te houden. Voor teams waarbij collega’s op andere locaties werken of niet altijd tegelijk aanwezig zijn, kan het gebruik van een tool zoals Trello eveneens uitkomst bieden. Spreek onderling af welke stappen (rijen) je binnen het bord maakt. En zorg dat de stappen binnen het bord duidelijk zijn.”
4: Maak taken niet te groot
Het is van groot belang om het proces behapbaar te houden, legt Schijff uit. “We zijn snel geneigd om taken en stappen te groot te maken, maar kijk hier dus mee uit. Door te grote taken zullen briefjes niet snel naar een volgende stap (rij) op het bord gaan. Dit werkt niet alleen frustrerend: je krijgt ook geen duidelijk beeld van jullie workflow.”
5: Durf te beginnen
Tot slot geeft Schijf aan dat je niet eeuwig moet plannen, maar gewoon moet starten: “Wees niet bang om gewoon te beginnen met de kanbanmethodiek.”

Een voorbeeld van een Kan Bord zie je in de bijlage